Câu hỏi:

Tôi được giao nhiệm vụ tìm hiểu về giao dịch điện tử trong bảo hiểm xã hội để sắp tới công ty tôi sẽ làm mọi thủ tục bảo hiểm cho người lao động qua điện tử. Vậy xin hỏi luật sư chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm những gì?

Luật sư tư vấn:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi những thắc mắc của bạn đến chuyên mục tư vấn pháp luật của công ty Luật VinaBiz. Với những thông tin bạn cung cấp bộ phận tư vấn luật Lao động đưa ra ý kiến tư vấn cho bạn như sau:

Theo Điều 3 Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định về chứng từ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử như sau:
1. Các loại chứng từ BHXH điện tử
+) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.
+) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:
– Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;
– Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;
– Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
+) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
2. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.
3. Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH.

Như vậy, bạn có thể tham khảo các quy định đã nêu trên để xác định được các loại chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo đúng quy định pháp luật.

Căn cứ pháp luật:

Điều 3 Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 ” Ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.”