Câu hỏi:

Xin hỏi Giám đốc tôi nằm viện. Tôi lập phiếu chi những ngày Giám đốc nghỉ sau đó đến ngày Giám đốc đi làm lại ký chứng từ như vậy có được hay không? Tôi dùng phần mềm kế toán Misa. Trên phiếu chi in ra ngày lập ngày 15/06/2017 và phần người nhận tiền ngày nhận để trống. Thực tế ngày nhận tiền điền vào 3 chấm là ngày 20/06/2017 như vậy có hợp lý hay không? Rất mong sự giải đáp của quý vị Xin chân thành cảm ơn?

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến chuyên mục tư vấn luật doanh nghiệp của chúng tôi, với trường hợp của bạn chúng tôi giải đáp như sau:

Tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 Luật kế toán ngày 17/06/2003 do Quốc hội ban hành quy định:

“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.”

Điều 25, khoản 2, Luật kế toán quy định :

“2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.”

Người ký chứng từ kế toán là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức Bộ máy kế toán và các bộ phận khác trong Doanh nghiệp. Người ký trên chứng từ kế toán là người có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ do Ban lãnh đạo Doanh nghiệp giao cho và chịu hoàn toàn trách nhiệm trong phạm vi công việc được giao và thực hiện.

Trong trường hợp này, pháp luật đã quy định cụ thể “Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên” …pháp luật đã quy định rõ ràng như vậy, trong trường hợp này, Giám đốc của bạn bị ốm nằm viện không thể ký chứng từ kế toán thì có thể yêu cầu Phó giám đốc ký thay. Trong trường hợp, giám đốc của bạn không thể đi làm ngay được thì nên làm giấy ủy quyền cho phó giám đốc.

Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ…thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan. Về nguyên tắc kế toán tiền, tại khoản 1 và khoản 3 Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

Điều 11. Nguyên tắc kế toán tiền

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

Như vậy, phiếu chi được lập khi có hoạt động chi thực tế xảy ra và lập tại thời điểm chi. Do đó, việc công ty bạn lập phiếu chi một ngày nhưng thực tế lại nhận tiền vào một ngày khác là không đúng với quy định pháp luật.