Câu hỏi:

Em muốn thành lập công ty trụ sở tại Phú Xuyên, văn phòng đại diện tại Yên Hòa, Cầu Giấy nhưng mọi hoạt động giao dịch đều tại văn phòng đại diện, còn trụ sở chính là em treo biển tại nhà riêng. Anh chị tư vấn giúp em với.

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến chuyên mục tư vấn luật doanh nghiệp của chúng tôi, với trường hợp của bạn chúng tôi giải đáp như sau:

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2014 quy định về doanh nghiệp và văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Ngoài ra, khái niệm về văn phòng đại diện còn được quy định tại Bộ luật dân sự 2005 như sau:

Điều 92. Văn phòng đại diện, chi nhánh của pháp nhân

1. Pháp nhân có thể đặt văn phòng đại diện, chi nhánh ở nơi khác với nơi đặt trụ sở của pháp nhân.

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của pháp nhân và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó.

3. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

4. Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

5. Pháp nhân có các quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do văn phòng đại diện, chi nhánh xác lập, thực hiện.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của pháp nhân và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó được hiểu là văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động như cung cấp thông tin, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ cho doanh nghiệp tiếp cận đối tác mới… Bên cạnh đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lời nào khác như ký kết trên danh nghĩa của mình các hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, đối với việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì cần có sự uỷ quyền của doanh nghiệp và được đóng dấu doanh nghiệp mà không phải con dấu của văn phòng đại diện. Do đó trong trường hợp của bạn, việc bạn muốn thành lập văn phòng đại diện ở Hà Nội và văn phòng đại diện đó thực hiện tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp là trái với quy định của pháp luật. Còn trong trường hợp bạn muốn xác lập các giao dịch của công ty bạn ở văn phòng đại diện là có thể được nhưng phải trên danh nghĩa là công ty của bạn chứ không phải trên danh nghĩa là văn phòng đại diện.

Do bạn không cung cấp thông tin rằng bạn đăng ký hình thức doanh nghiệp là doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn nên bạn có thể tham khảo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 20. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của chủ doanh nghiệp tư nhân.

Điều 21. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên.

4. Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các thành viên.

5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư.

Điều 22. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các thành viên là cá nhân;

b) Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền; Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư.

Điều 23. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân;

b) Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền; Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện quy định tại Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

a) Thông báo lập văn phòng đại diện;

b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

3. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

4. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.

5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.