Câu hỏi:

Năm 2003, Công ty tôi ký HĐLĐ với chị A, lúc đấy chị này mượn hồ sơ của chị họ để đủ tuổi vào làm việc tại Công ty tôi, chị A đã được ký HĐLĐ, cấp sổ BHXH và nâng lương theo tên đi mượn. Đến năm 2017, chị A muốn sửa đúng họ tên và ngày tháng năm sinh theo đúng giấy khai sinh. Công ty tôi ngoài cấp lại sổ BHXH còn phải sửa đổi giấy tờ hồ sơ cá nhân của chị A như HĐLĐ, quyết định nâng lương theo đúng tên như giấy khai sinh. Rắc rối hơn là Công ty tôi vừa thay đổi Giám đốc, Giám đốc cũ về hưu. Vậy thẩm quyền để sửa đổi hồ sơ cho người lao động có phải do giám đốc mới ký (HĐLĐ và quyết định nâng lương từ những năm giám đốc cũ)? Xin luật sư tư vấn giúp cách sửa đổi hồ sơ cho người lao động đúng luật định. Cám ơn luật sư!

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến chuyên mục tư vấn luật bảo hiểm xã hội của chúng tôi, với trường hợp của bạn chúng tôi giải đáp như sau:

1. Cơ sở pháp lý

– Nghị đinh 167/2013/NĐ-CP

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014

– Nghị định 88/2015/NĐ-CP

– Công văn 959/QĐ-BHXH

2. Nội dung tư vấn

Khoản 2 Điều 9 Nghị đinh 167/2013/NĐ-CP quy định về quản lý sử dụng chứng minh nhân dân như sau:

“Điều 9. Vi phạm quy định về quản lý, sử dụng chứng minh nhân dân

….

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Sử dụng chứng minh nhân dân của người khác để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật;

b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng minh nhân dân;

c) Thuê, mượn hoặc cho người khác thuê, mượn chứng minh nhân dân để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật”.

Khoản 4 Điều 17 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định cấm hành vi gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Khoản 20 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 27. Vi phạm quy định về lập hồ sơ để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.​

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc nộp lại cho tổ chức bảo hiểm xã hội số tiền bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp đã nhận do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này”.

Như vậy, trường hợp mượn hồ sơ của người khác đi làm việc là sai với quy định của pháp luật. Trường hợp mượn hồ sơ đi làm sẽ bị xử phạt theo quy định như trên của pháp luật. Hiện tại công ty bạn vừa thay đổi Giám đốc, Giám đốc cũ về hưu. Bạn muốn sửa hồ sơ cho người lao động tại thời điểm Giám đốc mới – người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động với người lao động của công ty bạn sẽ do người Giám đốc mới này ký vào hợp đồng lao động sửa đổi, bổ sung.

Căn cứ vào Điều 29 Công văn 959/QĐ-BHXH quy định về Cấp lại sổ BHXH, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT như sau:

“Điều 29. Cấp lại sổ BHXH, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ BHXH

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH đã cấp.

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

2.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH;

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (Mục I Phụ lục 03).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch

3.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH;

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (Mục I Phụ lục 03).

3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Cấp lại, đổi thẻ BHYT

4.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Thẻ BHYT (trường hợp hỏng hoặc thay đổi thông tin);

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ cấp lại, đổi thẻ BHYT (Mục II, III Phụ lục 03 đối với trường hợp thay đổi thông tin).

4.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ”.