Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần theo Luật Doanh nghiệp 2020
Thành phần hồ sơ đăng ký công ty cổ phần: điều lệ, danh sách cổ đông sáng lập.
Điều 22. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần 1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. 2. Điều lệ công ty. 3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. 4. Bản sao các giấy tờ sau đây: a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật; b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự; c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Thành phần hồ sơ
Theo quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký công ty cổ phần gồm 2 nhóm chính: hồ sơ chung và hồ sơ đặc thù riêng cho loại hình doanh nghiệp này.
Nhóm hồ sơ chung theo khoản 1 Điều 22 bao gồm: thông báo đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức là cổ đông sáng lập; bản sao quyết định thành lập hoặc giấy phép thành lập của tổ chức là cổ đông sáng lập (nếu cổ đông sáng lập là tổ chức); bản sao giấy tờ xác nhận quyền sử dụng trụ sở giao dịch của doanh nghiệp; danh sách người đại diện theo pháp luật được ủy quyền ký hồ sơ đăng ký.
Nhóm hồ sơ đặc thù cho công ty cổ phần theo điểm b khoản 2 Điều 22 bao gồm: điều lệ công ty đã được cổ đông sáng lập thông qua; danh sách cổ đông sáng lập; bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên ban kiểm soát (nếu công ty có thành lập ban kiểm soát); hợp đồng mua cổ phần phổ thông giữa các cổ đông sáng lập (nếu có); bản sao giấy tờ chứng minh đã đóng đủ vốn góp của cổ đông sáng lập, trong đó trường hợp vốn góp bằng tài sản không phải tiền tệ thì cần kèm theo bản sao giấy tờ xác nhận giá trị tài sản đó.
Cần lưu ý rằng tất cả bản sao giấy tờ phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực hoặc đã đối chiếu với bản chính theo quy định tại Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì có thể nộp bản scan đã được số hóa hợp lệ.
Ví dụ thực tiễn: Khi ông Nguyễn Văn A và bà Trần Thị B thành lập công ty cổ phần X với vốn điều lệ 10 tỷ đồng, trụ sở tại quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, ngoài hồ sơ chung, họ phải nộp thêm điều lệ công ty đã ký bởi cả hai cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông sáng lập, hợp đồng mua cổ phần giữa hai bên, bản sao chứng minh nhân dân của cả hai được chứng thực, bản sao giấy tờ sở hữu trụ sở giao dịch, giấy tờ chứng minh đã đóng đủ 10 tỷ đồng vào tài khoản công ty, và nếu có thành lập ban kiểm soát thì kèm bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên ban kiểm soát.
Toàn bộ thành phần hồ sơ trên được quy định chi tiết tại khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải nộp đủ hồ sơ hợp lệ để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
2. Danh sách cổ đông sáng lập
Định nghĩa và căn cứ pháp lý
Căn cứ khoản 4 Điều 4 và Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14), cổ đông sáng lập là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông của công ty cổ phần và ký tên xác nhận trong danh sách cổ đông sáng lập. Danh sách này là thành phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần, có giá trị pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ của các cổ đông sáng lập trong giai đoạn thành lập doanh nghiệp.
Nội dung bắt buộc của danh sách
Theo quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông sáng lập phải ghi rõ các thông tin sau đối với từng cổ đông:
- Họ, tên đối với cá nhân; tên cơ quan, tổ chức đối với tổ chức; mã số định danh cá nhân hoặc mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ thường trú đối với cá nhân, địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức;
- Số lượng cổ phần phổ thông sở hữu, loại cổ phần, giá trị mệnh giá từng cổ phần, tổng giá trị cổ phần đã góp;
- Phương thức góp vốn (tiền mặt, tài sản, quyền sử dụng đất, công nghệ...);
- Chữ ký xác nhận của từng cổ đông sáng lập hoặc người đại diện hợp pháp của tổ chức cổ đông.
Phân tích và ví dụ thực tiễn
Danh sách cổ đông sáng lập là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ thành lập công ty, đồng thời là căn cứ xác định các cổ đông có quyền tham gia họp Đại hội đồng cổ đông lần đầu, quyền ưu đãi về phân phối cổ phần khi công ty tăng vốn điều lệ trong giai đoạn đầu hoạt động. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A, bà Trần Thị B và Công ty TNHH X là 3 cổ đông sáng lập của Công ty cổ phần Y, danh sách phải ghi rõ ông A sở hữu 12.000 cổ phần phổ thông, bà B sở hữu 8.000 cổ phần, Công ty X sở hữu 20.000 cổ phần, tổng giá trị góp vốn tương ứng 4 tỷ đồng, có chữ ký xác nhận của cả 3 bên. Lưu ý cổ đông sáng lập chỉ được sở hữu cổ phần phổ thông, không thuộc trường hợp bị cấm sáng lập theo quy định pháp luật.
3. Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản pháp lý nội bộ cốt lõi của công ty cổ phần, quy định toàn bộ quy tắc tổ chức, vận hành và quan hệ giữa các bên liên quan trong công ty, có giá trị ràng buộc tất cả cổ đông, ban quản lý và nhân viên kể từ khi được đăng ký thành lập.
Căn cứ Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14), điều lệ công ty cổ phần phải có các nội dung bắt buộc sau đây:
- Tên công ty, trụ sở chính, số điện thoại, fax, địa chỉ email (nếu có);
- Mục đích kinh doanh, lĩnh vực hoạt động chính;
- Vốn điều lệ, giá trị mỗi cổ phần, phân loại cổ phần (phổ thông, ưu đãi) và quyền tương ứng của từng loại;
- Quyền và nghĩa vụ của cổ đông, điều kiện chuyển nhượng cổ phần;
- Cơ cấu tổ chức quản lý công ty, quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc);
- Quy tắc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, thủ tục biểu quyết, tỷ lệ thông qua các nghị quyết quan trọng;
- Quy chế phân chia lợi nhuận, trả cổ tức, xử lý lỗ;
- Điều kiện, thủ tục sửa đổi điều lệ, hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể công ty.
Điều lệ công ty không chỉ là tài liệu thủ tục đăng ký mà là cơ sở pháp lý điều chỉnh mọi hoạt động nội bộ của công ty. Các quy định trong điều lệ trái với quy định của Luật Doanh nghiệp và luật khác có liên quan sẽ bị tuyên bố vô hiệu theo quy định pháp luật.
Ví dụ thực tiễn: Công ty cổ phần B thành lập với vốn điều lệ 20 tỷ đồng, điều lệ quy định cổ đông sở hữu từ 5% vốn trở lên có quyền đề cử 2 thành viên Hội đồng quản trị thay vì 1 thành viên như quy định chung. Quy định này có giá trị pháp lý miễn là không trái với các quy định bắt buộc của Luật Doanh nghiệp 2020 về cơ cấu Hội đồng quản trị. Khi cần sửa đổi quy định về quyền đề cử thành viên Hội đồng quản trị, công ty phải thông qua nghị quyết tại Đại hội đồng cổ đông với tỷ lệ biểu quyết theo quy định tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, sau đó làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh.
4. Giấy tờ pháp lý của cổ đông
Lưu ý khi áp dụng
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14) - Điều 22