Bình luận Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: Hình thức hợp đồng lao động
Phân tích nội dung Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: Hình thức hợp đồng lao động. Căn cứ pháp lý, phạm vi áp dụng, lưu ý thực tiễn.
Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động 1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. 2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.
Nguồn: Toàn văn điều luật — Luật Minh Bạch
1. Khái quát Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
Khái quát Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (Bộ luật số 45/2019/QH14) quy định về hình thức hợp đồng lao động. Điều luật nằm trong mạch quy định về hợp đồng lao động, cụ thể hóa hình thức pháp lý của quan hệ lao động đã được nhận diện tại khoản 5 Điều 3 Bộ luật: quan hệ xã hội phát sinh trong việc thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương giữa người lao động và người sử dụng lao động. Điều 14 áp dụng cho mọi chủ thể thuộc phạm vi Điều 1 và đối tượng Điều 2, bao gồm người lao động, người sử dụng lao động, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Nội dung cốt lõi của Điều 14 là nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản. Văn bản là hình thức bắt buộc, bảo đảm xác định rõ nội dung thỏa thuận, làm căn cứ giải quyết tranh chấp và thực hiện nghĩa vụ của các bên. Điều luật ghi nhận ngoại lệ: đối với công việc có tính chất tạm thời, thời hạn dưới 01 tháng, các bên có thể giao kết bằng lời nói, trừ trường hợp pháp luật quy định phải giao kết bằng văn bản. Điều 14 cũng xác lập giá trị pháp lý của hợp đồng giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu: có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Về thực tiễn, quy định này tạo thuận lợi cho các giao dịch ngắn hạn nhưng siết chặt kỷ luật hợp đồng đối với quan hệ lao động ổn định. Ví dụ: doanh nghiệp thuê người phát tờ rơi trong 02 tuần có thể giao kết bằng lời nói; nhưng tuyển nhân viên kế toán làm việc 12 tháng mà chỉ thỏa thuận miệng là trái Điều 14, kéo theo rủi ro về chứng cứ khi tranh chấp về lương, thời giờ làm việc và chế tài xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Việc cho phép hợp đồng điện tử phù hợp thực tế tuyển dụng trực tuyến, đồng thời đòi hỏi doanh nghiệp lưu giữ thông điệp dữ liệu để chứng minh nội dung đã thỏa thuận.
2. Nội dung điều luật và các quy định liên quan
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hình thức hợp đồng lao động, gồm 02 khoản.
Khoản 1 xác lập nguyên tắc: hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản; trừ trường hợp giao kết bằng lời nói theo khoản 2. Yêu cầu 02 bản bảo đảm mỗi bên có chứng cứ về nội dung thỏa thuận (công việc, tiền lương, thời hạn, địa điểm làm việc). Sử dụng lao động giữ cả hai bản là trái luật.
Khoản 2 mở ngoại lệ: hai bên có thể giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 20 (nghiêm cấm giao kết hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng để làm công việc có tính chất thường xuyên từ 12 tháng trở lên) và trường hợp luật buộc phải bằng văn bản, như người lao động chưa đủ 15 tuổi (điểm a khoản 1 Điều 145).
Ví dụ: quán cà phê thuê sinh viên phục vụ 20 ngày, công việc ngắn hạn, không thường xuyên — giao kết bằng lời nói hợp pháp. Nhưng nếu thuê nhân viên đó làm công việc thường xuyên từ 12 tháng trở lên mà ký theo mùa vụ dưới 12 tháng, hoặc dùng thỏa thuận miệng để lẩn tránh hợp đồng xác định thời hạn, thì vi phạm khoản 3 Điều 20 và không được coi là ngoại lệ của khoản 2.
Quy định liên quan: Điều 15 (nguyên tắc giao kết: tự nguyện, bình đẳng, không trái pháp luật), Điều 16 (nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết), Điều 21 (nội dung hợp đồng lao động), Điều 22 (phụ lục hợp đồng, không được sửa thời hạn). Vi phạm hình thức bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
3. Phân tích các khái niệm, quyền và nghĩa vụ pháp lý
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hình thức hợp đồng lao động. Khoản 1 xác lập nguyên tắc: hợp đồng lao động phải giao kết bằng văn bản, lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản; trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. Giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Khoản 2 cho phép hai bên giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp thuộc diện luật cấm.
Khái niệm. Hình thức hợp đồng lao động là phương thức thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên. Văn bản (hoặc thông điệp dữ liệu) là nguyên tắc; lời nói là ngoại lệ hẹp, gắn với hợp đồng ngắn hạn dưới 01 tháng. Hình thức không quyết định sự tồn tại của quan hệ lao động: theo khoản 5 Điều 3, quan hệ lao động phát sinh từ việc thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương. Do đó hợp đồng lời nói hợp pháp vẫn làm phát sinh đầy đủ quyền, nghĩa vụ.
Quyền. Người lao động (khoản 1 Điều 3; khoản 1 Điều 2) có quyền được giữ 01 bản hợp đồng gốc, được biết rõ nội dung cam kết. Người sử dụng lao động (khoản 2 Điều 3) có quyền lựa chọn hình thức văn bản, điện tử hay lời nói trong giới hạn Điều 14, phù hợp tính chất công việc.
Nghĩa vụ. Người sử dụng lao động phải giao kết bằng văn bản, giao cho người lao động 01 bản, không được lạm dụng hình thức lời nói để né tránh trách nhiệm. Người lao động có nghĩa vụ giao kết và thực hiện đúng thỏa thuận đã xác lập.
Ví dụ. Thuê người phát tờ rơi 03 tuần: giao kết lời nói hợp pháp theo khoản 2 Điều 14, nhưng vẫn phải trả lương và thực hiện nghĩa vụ tài chính liên quan. Ngược lại, thuê nhân viên 02 tháng chỉ bằng lời nói là trái khoản 1 Điều 14; người sử dụng lao động có thể bị xử lý vi phạm, còn tranh chấp tiền lương gặp khó khăn về chứng cứ.
4. Mối liên hệ với các điều luật khác
Mối liên hệ với các điều luật khác
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hình thức hợp đồng lao động, nhưng không tồn tại độc lập. Nội dung này chỉ được áp dụng đúng khi đặt trong tương quan với các quy định tại Chương I về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và giải thích từ ngữ.
Thứ nhất, quan hệ với Điều 1 và Điều 2. Điều 1 xác định phạm vi điều chỉnh bao gồm tiêu chuẩn lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động; Điều 2 khoản 1, khoản 2 và khoản 4 xác định đối tượng áp dụng gồm người lao động, người sử dụng lao động và cá nhân, tổ chức khác có liên quan trực tiếp. Theo đó, yêu cầu về hình thức hợp đồng lao động tại Điều 14 được đặt ra với mọi chủ thể thuộc Điều 2, không phân biệt loại hình hay quy mô sử dụng lao động.
Thứ hai, quan hệ với Điều 3. Khoản 1 Điều 3 định nghĩa người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát; đồng thời ấn định độ tuổi lao động tối thiểu là đủ 15 tuổi, trừ trường hợp tại Mục 1 Chương XI. Khoản 2 Điều 3 yêu cầu người sử dụng lao động là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Hai điều kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của việc giao kết và của hình thức hợp đồng mà Điều 14 quy định.
Thứ ba, quan hệ với khoản 5 Điều 3. Quan hệ lao động được hiểu là quan hệ xã hội phát sinh trong việc thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương, bao gồm quan hệ lao động cá nhân và tập thể. Hình thức hợp đồng lao động chính là phương thức pháp lý ghi nhận quan hệ lao động cá nhân, làm căn cứ xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
Ví dụ thực tiễn: hộ gia đình thuê người lao động đủ 15 tuổi làm việc thường xuyên, trả lương hàng tháng. Người sử dụng lao động là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo khoản 2 Điều 3; quan hệ phát sinh là quan hệ lao động cá nhân theo khoản 5 Điều 3; do đó phải tuân thủ yêu cầu về hình thức hợp đồng tại Điều 14. Nếu giao kết trái quy định về hình thức, việc xác lập quan hệ lao động và quyền, nghĩa vụ của các bên theo Điều 1, Điều 2 sẽ gặp khó khăn khi phát sinh tranh chấp.
5. Thực tiễn áp dụng và lưu ý
Nguyên tắc và ngoại lệ. Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 xác lập hai quy tắc. Thứ nhất, hợp đồng lao động phải giao kết bằng văn bản, lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản. Thứ hai, hai bên có thể giao kết bằng lời nói với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp luật định buộc phải bằng văn bản (như lao động chưa đủ 15 tuổi, lao động giúp việc gia đình). Việc nắm giữ bản gốc là bảo đảm vật chất quan trọng nhất để người lao động chứng minh quyền lợi của mình.
Thực tiễn áp dụng. Nhiều đơn vị sử dụng lao động — quán ăn, cơ sở bán lẻ, doanh nghiệp dùng lao động thời vụ — vẫn thỏa thuận miệng hoặc chỉ trao đổi qua tin nhắn, không giao bản hợp đồng cho người lao động. Khi phát sinh tranh chấp về tiền lương, thời giờ làm việc, chấm dứt trái pháp luật, người lao động gặp bất lợi lớn về chứng cứ. Tuy vậy, theo Điều 3 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được xác định bởi việc làm theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát; do đó quan hệ lao động vẫn hình thành trên thực tế dù không có văn bản, và Điều 2 vẫn áp dụng cho các bên. Người sử dụng lao động không thể phủ nhận quan hệ chỉ vì thiếu hình thức.
Lưu ý. Một là, giao kết bằng lời nói dưới 01 tháng là ngoại lệ hẹp, không được dùng để lách nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bằng cách ký nối tiếp nhiều lần. Hai là, hợp đồng từ 01 tháng trở lên mà không lập văn bản là vi phạm Điều 14, đối diện chế tài xử phạt vi phạm hành chính về lao động. Ba là, khi giao kết bằng lời nói, nên lập biên bản hoặc văn bản xác nhận nội dung chủ yếu (công việc, lương, thời hạn) để hạn chế tranh chấp về sau.
Lưu ý khi áp dụng
Bài viết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật, bao gồm:
- Bộ luật Lao động 2019 - Điều 14